O e-Social é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto 8.373, de 11/12/2014.
O e-Social estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural. Portanto, não se trata de uma nova obrigação tributária assessória, mas uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes.
Para todas as empresas, o e-Social, começa a valer a partir de 2018. Em um primeiro momento, só as companhias que obtiveram faturamento anual superior a R$ 78 milhões precisarão se adequar às normas. Todas as outras empresas e ou instituições privadas terão até julho para se adequarem, fazendo a atualização cadastral conforme tabelas exigidas pelo e-Social, enviando a carga inicial com dados da empresa para a Receita Federal do Brasil, mas o programa contém um total de cinco fases de implantação.
O principal objetivo é integrar as informações entre os órgãos governamentais. Ele reduzirá a burocracia para o envio de dados e permitirá o aumento de produtividade. Além disso, o e-Social facilitará o controle e fiscalização por parte das instituições públicas, pois permitirá o cruzamento de dados e verificação sobre o correto cumprimento da legislação.
Sendo assim, o e-Social exigirá maior atenção dos sócios e gestores das empresas, uma vez que aumentará as chances de multas por quem descumprir as regras. Por esse motivo, é fundamental melhorar os processos internos e estar atento às mudanças, para evitar o recebimento da multa automática, por e-mail.
A penalidade para o atraso no envio da folha de pagamento.
Como você já deve saber, a folha de pagamento é composta por muitas variáveis que também terão impacto com o e-Social para empresas. Se houver horas extras terão que ser apuradas até o último dia útil do mês e a folha paga até o quinto dia útil do mês seguinte. As férias terão que ser pagas e transmitidas para o e-Social em até 2(dois) dias úteis antes do início do período de gozo das férias.
A penalidade para esse tipo de situação inicia com um valor de R$ 1.812,17. Na reincidência o valor pode ser multiplicado por 10 (dez).
Comunicação de admissão/contratação de colaborador
Não existe mais a possibilidade de efetivar toda a contratação de um funcionário, deixá-lo trabalhando e só depois enviar a comunicação ao governo. O e-Social para empresas mudou a regra para envio das informações e agora o comunicado precisa ser feito 24 (vinte quatro) horas antes do colaborador começar a trabalhar.
Ou seja, se a empresa não estiver organizada para enviar a documentação, ela precisará esperar para que o colaborador inicie as atividades. O descumprimento da regra acarretará em penalidades, previstas no artigo 47 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O valor pode variar entre R$ 800,00 por empregado não registrado em micro e pequenas empresas até R$ 3.000,00 para as demais empresas.
Exames de saúde e todas as obrigações de segurança e saúde do trabalhador
Os exames obrigatórios por lei, como de admissão, periódico e demissão, serão ainda mais monitorados pelas instituições públicas. A empresa que deixar de atender a esse requisito será multada em valores que variam entre R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Além de solicitar o exame ao colaborador, é fundamental encaminhar a informação ao e-Social para empresas. Qualquer descuido nesse processo será motivo de penalidades.
Vale lembrar que os acidentes de trabalho ou licenças médicas também precisam ser informados imediatamente no portal do e-Social.
Mudanças no contrato e informações dos empregados
Toda e qualquer alteração na relação entre empregador e funcionário deverão ser informadas ao governo. Sejam elas mudanças de endereço do colaborador, mudança de gênero, estado civil, nome, trocas de funções, promoção ou salários.
Até novembro de 2018, teremos o quadro geral de penalidades por falta de envio ou envio fora do prazo das informações exigidas no e-Social empresas.
Para que possamos enviar as informações corretas e nos prazos legais exigidos dependemos do seu empenho e colaboração. Sem essa interação as multas serão de sua total responsabilidade.
Fonte: Jornal Contábil
Texto elaborado pela Equipe Prime & Llonk.