Arquivar documentos, mantê-los atualizados e disponíveis, sem duplicidade e com segurança é o que todas as empresas e profissionais liberais procuram. O MXM-Connect foi desenvolvido com o intuito de atender a este tipo de demanda, combinando características que normalmente são encontradas em mais de um produto.
Usuários da Prime Llonk acessam o MXM-Connect através do site da empresa
Por um lado ele armazena e compartilha arquivos como o Dropbox ou Google Drive, por outro tem ferramentas para classificá-los e garantir a acessibilidade, o que permite inseri-lo na categoria de softwares de Gestão de Documentos (GED). Além disso, sua interface web proporciona um Portal Corporativo personalizado, através do qual são gerenciadas as diversas comunidades internas (áreas, departamentos, etc.) e externas (clientes, fornecedores, etc.) da empresa, seus usuários e direitos de acesso, notificações, enquetes, dentre outras coisas.
Dessa forma as informações permanecem seguras, ao mesmo tempo em que estão disponíveis a qualquer momento, em um ambiente configurado de acordo com as preferências de cada empresa, sua logo, cores e controles de acesso.
A Prime & Llonk, resultado da fusão da Prime Consultoria e da Llonk Contábil em 2007, conta com profissionais muito experientes e altamente qualificados na área contábil, preparados para atuar nos mais complexos desafios enfrentados por empresas nacionais e multinacionais, oferece aos seus clientes serviços nas áreas de Contabilidade, Consultoria Tributária, Consultoria Financeira, Consultoria Societária, Consultoria Trabalhista e Consultoria Empresarial. Buscando sempre aumentar a segurança de seus documentos e informações, bem como agilizar e flexibilizar o acesso a eles – tanto para seus clientes quanto para seus colaboradores -, elaborou-se uma estratégia em que o MXM-Connect foi escolhido como ferramenta chave para sua implementação. “Depender apenas de documentos físicos para realizar algumas tarefas tem se mostrado, ao longo dos anos, uma forma ineficiente de se trabalhar. Com o avanço da tecnologia e a utilização de ferramentas como o MXM-Connect, vemos que haverá um ganho de qualidade e tempo em nossas operações e, para os clientes, mais transparência e comodidade”, diz Valdeci Lino, Sócio-Diretor da Prime & Llonk.
Para ele, a grande vantagem do MXM-Connect em relação a outros softwares é a flexibilidade no compartilhamento de documentos e a forma segura com que isso é feito. Os acessos dos usuários são predefinidos e gerenciados continuamente por um administrador do sistema, o que possibilita virtualmente resolver de forma imediata todas as demandas internas e externas.
A expectativa é de que a adesão de seus clientes seja de 100%. Mesmo com o processo de implantação recém-concluído, já foi possível a utilização da ferramenta para atender empresas com várias filiais, inclusive fora do Brasil, provando que a plataforma é robusta o suficiente para atender organizações de qualquer porte.
Davi Andrade, responsável pela administração do MXM-Connect na Prime & Llonk, destacou a simplicidade da implantação, para a qual uma breve reunião com a consultora Aline Azevedo, da MXM Sistemas, foi suficiente para explicar o funcionamento e metodologia do software. A leitura do manual de implantação bastou para dar continuidade ao processo e a utilização foi imediata, já que o sistema possui vídeos explicativos abrangendo todas as suas funcionalidades.
Isto ajudou muito na resolução de dúvidas, minimizando a necessidade de solicitar auxílio da equipe da MXM que, não obstante, esteve sempre disponível nas poucas vezes em que precisou ser acionada. Segundo Davi, a implantação está agora avançando internamente pelos departamentos e, concomitantemente, em alguns clientes que se mostraram interessados em operar utilizando o MXM-Connect.
O relacionamento entre a MXM e a Prime & Llonk tem sido o melhor possível, já que nenhuma demanda até o momento ficou sem resolução. As maiores barreiras encontradas ao longo de toda a implantação foram, sem dúvida, a adaptação ao novo modo de trabalhar, que elimina alguns vícios comuns quando o compartilhamento de documentos é feito de forma não organizada, e o estabelecimento de um padrão para a nomenclatura dos arquivos. “Não temos encontrado problemas em derrubar essas barreiras com pouquíssimo tempo de uso, pois o processo tem sido acompanhado de perto por nós e pela equipe da MXM, deixando claro para todos os usuários que os procedimentos exigidos pelo software e pela Prime & Llonk para operar no ambiente representam, no fim das contas, uma economia de tempo e maior segurança para todos”, completa Davi Andrade.
Fonte: MXM Sistemas